Контроль грошових потоків – важлива складова успішної діяльності компанії. Коли керівник не знає реальних цифр, йому важко раціонально планувати витрати й розподіляти бюджет.
Раніше облік доводилося вести вручну, заносячи дані до електронних таблиць. Excel зручний і функціональний, проте непрактичний, адже кожен файл заповнює працівник, який може помилитися. У результаті під час загального підрахунку й аналізу дані будуть неточними.
Навіщо потрібна автоматизація обліку
Кожен керівник завжди повинен знати про актуальний фінансовий стан, щоб планувати закупівлі й розробляти стратегії для збільшення прибутку. Правильний облік доходів підприємства передбачає, що інформація про продажі та інші джерела отримання коштів завжди доступна. Вона має бути актуальною, тобто оновлюватися в реальному часі.
Цього неможливо досягти, якщо вносити всі дані вручну в електронні таблиці. Працівники не завжди мають достатньо часу для цього, тому можуть записувати цифри швидко й без особливої уваги. Щоб мати доступ до бази, керівникові потрібно отримати її на свій ПК, при цьому можуть виникнути проблеми з різними версіями, невчасним оновленням тощо.
Коли персоналу доводиться постійно вносити дані, у нього не виходить зосередитись на обслуговуванні клієнтів. Це може погіршити репутацію компанії, що своєю чергою, призведе до зменшення показників продажів. Проте якщо й ці дані не відстежуються оперативно, керівник не знатиме реального стану справ і не матиме можливості швидко вирішити проблему.
Програмне забезпечення для автоматизації обліку: що це таке
ПЗ USAP.ONLINE створене на основі хмарних технологій, тобто вся фінансова та інша інформація про діяльність підприємства знаходиться на віддаленому сервері. Програма розрахована на компанії, які працюють у сфері торгівлі або надання послуг, та має зручний функціонал для обліку всіх доходів і витрат.
Це ПЗ не треба встановлювати на робочий комп’ютер чи довго налаштовувати. Дані оновлюються автоматично – у такий спосіб знімається зайве навантаження з персоналу. Інформація доступна на будь-якому пристрої, підключеному до інтернету, її можна переглядати 24/7, навіть перебуваючи за кордоном.
Дані не вносяться людиною вручну, тому програма майже повністю виключає вірогідність помилки. Отже, відомості завжди актуальні й відповідають реальному стану справ. Використання програми для автоматизації обліку – це можливість прискорити та спростити більшість робочих процесів для ефективного ведення бізнесу.
Можливості програмного забезпечення USAP.ONLINE
Важлива перевага сервісу – широкий функціонал для постійного відстеження не тільки доходів і витрат, а й інших процесів. Так, керівник зможе уникнути касових розривів, крадіжок, проблем із постачанням, несвоєчасних закупівель та нераціонального розподілу коштів.
Програма в хмарі дозволяє:
- підключати скільки завгодно локальних кас. Після цього можна контролювати продажі, прибуток і витрати за кожною окремою торговельною точкою та правильно розподіляти грошові потоки;
- розрахуватися з контрагентами за товари або послуги онлайн. У програмі доступна інформація про угоди, загальну суму витрат, заборгованість;
- продавати товари клієнтам. Транзакції можна проводити за готівку, з банківської картки, також є можливість оформити кредит або повернення коштів, якщо це необхідно;
- виставляти рахунки на оплату, виводити звітність за будь-який період.
USAP.ONLINE – програмне забезпечення в хмарі, за допомогою якого дуже просто автоматизувати облік фінансів та інших процесів на підприємстві.
