На що слід звернути увагу компаніям, які здійснюють моніторинг співробітників?

Моніторинг працівників – складна тема як для роботодавців, так і для працівників.

Моніторинг співробітників більш популярний, ніж ви можете собі уявити, і його популярність, безумовно, зросла під час пандемії.

Серед плюсів для компаній – перспектива підвищення продуктивності та швидке виявлення кіберзагрозливих дій. З іншого боку, до мінусів можна віднести потенційні порушення конфіденційності та даних співробітників. Дистанційне керування також незворотно змінює відносини між роботодавцем і колективом. Незважаючи на це, деякі дослідження показують, що навіть більше половини американських компаній вже контролюють своїх співробітників. Чи можливо впровадити ці інструменти так, щоб обидві сторони були задоволені? Одне з досліджень у США показало, що до 60% компаній, які уможливлюють віддалену роботу, зараз використовують для цього ту чи іншу форму рішення, і 88% з них звільнили працівників після впровадження програмного забезпечення. Це може бути пов'язано з тим, що більше половини (53%) працівників, діяльність яких контролювалася, витрачали три або більше годин на день на діяльність, не пов'язану з їхньою роботою.

Прихильники бос-програм стверджують, що вміле використання програмного забезпечення для моніторингу може допомогти організації в декількох сферах, таких як:

• Моніторинг рівня стресу серед співробітників;
• Підвищення продуктивності, показуючи, хто з працівників не зосереджений на роботі, а хто витрачає занадто багато часу на ручні, повторювані завдання, які можна оптимізувати;
• Створення справедливої робочої атмосфери, гарантуючи, що кожен залучений до роботи належним чином.
• Зменшення ризику навмисного та ненавмисного витоку даних та поганих практик кібербезпеки.

З іншого боку, до потенційних недоліків моніторингу працівників належать:

• Можливість для працівників "обійти" моніторинг, що зменшує його потенційні переваги.
• Обмеженість можливостей моніторингу, що дає керівникам вузьке уявлення про продуктивність працівників. Адже інструменти такого типу не враховують, серед іншого, елементи творчого процесу, час, витрачений на роздуми, вирішення проблем та інші завдання, які важко виміряти.
• Вони генерують стрес і потенційно можуть знеохочувати працівників та знижувати їхню мотивацію.
• Правові наслідки для роботодавця та конфіденційність.

Чинне законодавство про конфіденційність і захист даних накладає додаткові обмеження на організації, які бажають впровадити бос-програми. Тому важливо, щоб будь-яке рішення впроваджувалося відповідно до чинного законодавства. У країнах Європейського Союзу Загальний регламент захисту даних (RODO) дозволяє моніторинг робочих місць, але за певних умов. Організації повинні розробити чітку політику, що інформує працівників про будь-яку програму моніторингу, і намагатися зробити таке впровадження якомога менш інтрузивним. Прихований, нав'язливий моніторинг таких питань, як використання Інтернету та зміст комунікацій, не дозволяється. Організації, які бажають здійснювати моніторинг приватних каналів, таких як електронна пошта, повинні надати для цього чіткі правові підстави. Існують також суворі правила щодо захисту будь-яких даних співробітників, які гарантують, що вони використовуються лише для тих цілей, для яких вони були зібрані, і що збирається лише релевантна інформація протягом мінімально необхідного часу.

Моніторинг працівників – це, безумовно, не та ініціатива, до якої варто підходити легковажно. Будь-яка організація, яка бажає впровадити такі інструменти, повинна адаптувати їх не лише до чинного законодавства, а й до власних особливостей. Однак є кілька загальних принципів, які можуть бути корисними:

• Продумайте та визначте правову основу для впровадження системи.
• Переконайтеся, що моніторинг є необхідним, має правильний масштаб і не втручається в особисте життя працівників.
• Проаналізуйте обсяг моніторингу. Чи охоплюватиме він електронну пошту, використання додатків та інтернету, а також телефонні дзвінки? Щоб уникнути юридичних проблем, найкраще нагадати працівникам про необхідність розділяти приватне та професійне життя, використовуючи правильні пристрої для правильних цілей.
• Будьте прозорими з працівниками, повідомляйте про свої плани та причини – повністю задокументуйте це в чіткій та стандартизованій політиці.
• Переконайтеся, що всі зібрані дані захищені від втрати, пошкодження або крадіжки і доступні лише авторизованим користувачам.
• Дотримуйтесь практики мінімізації даних, видаляючи будь-які зібрані дані, коли вони більше не потрібні.
• Подумайте, чи потрібен моніторинг у всіх сферах, чи лише в деяких особливо чутливих сферах, наприклад, контролюйте лише те, що необхідно для підтримання безпеки обробки конфіденційних даних вашої компанії.
• Розгляньте альтернативи моніторингу працівників, такі як навчання або регулярне оцінювання ефективності роботи.