На что следует обратить внимание компаниям, осуществляющим мониторинг сотрудников?

Мониторинг работников – сложная тема как для работодателей, так и для работников.

Мониторинг сотрудников более популярен, чем вы можете себе представить, и его популярность, безусловно, возросла во время пандемии.

Среди плюсов для компаний – перспектива повышения производительности и быстрое выявление опасных действий. С другой стороны, к минусам можно отнести потенциальные нарушения конфиденциальности и данных сотрудников. Дистанционное управление также необратимо меняет отношения между работодателем и коллективом. Несмотря на это, некоторые исследования показывают, что даже более половины американских компаний уже контролируют своих сотрудников. Возможно ли внедрить эти инструменты так, чтобы обе стороны были довольны? Одно из исследований в США показало, что до 60% компаний, которые делают возможной удаленную работу, сейчас используют для этого ту или иную форму решения, и 88% из них уволили работников после внедрения программного обеспечения. Это может быть связано с тем, что более половины (53%) работников, деятельность которых контролировалась, тратили три или более часов в день на деятельность, не связанную с их работой.

Сторонники босс-программ утверждают, что умелое использование программного обеспечения для мониторинга может помочь организации в нескольких сферах, таких как:

• Мониторинг уровня стресса среди сотрудников;
• Повышение производительности, показывая, кто из работников не сосредоточен на работе, а кто тратит слишком много времени на ручные, повторяющиеся задачи, которые можно оптимизировать;
• Создание справедливой рабочей атмосферы, гарантируя, что каждый вовлечен в работу должным образом.
• Уменьшение риска преднамеренного и непреднамеренного утечки данных и плохих практик кибербезопасности.

С другой стороны, к потенциальным недостаткам мониторинга работников относятся:

• Возможность для работников "обойти" мониторинг, что уменьшает его потенциальные преимущества.
• Ограниченность возможностей мониторинга, что дает руководителям узкое представление о производительности работников. Ведь инструменты такого типа не учитывают, среди прочего, элементы творческого процесса, время, потраченное на размышления, решение проблем и другие задачи, которые трудно измерить.
• Они генерируют стресс и потенциально могут обескураживать работников и снижать их мотивацию.
• Правовые последствия для работодателя и конфиденциальность.

Действующее законодательство о конфиденциальности и защите данных накладывает дополнительные ограничения на организации, желающие внедрить босс-программы. Поэтому важно, чтобы любое решение внедрялось в соответствии с действующим законодательством. В странах Европейского Союза Общий регламент защиты данных (RODO) разрешает мониторинг рабочих мест, но при определенных условиях. Организации должны разработать четкую политику, информирующую работников о любой программе мониторинга, и стараться сделать такое внедрение как можно менее интрузивным. Скрытый, навязчивый мониторинг таких вопросов, как использование Интернета и содержание коммуникаций, не разрешается. Организации, желающие осуществлять мониторинг частных каналов, таких как электронная почта, должны предоставить для этого четкие правовые основания. Существуют также строгие правила по защите любых данных сотрудников, которые гарантируют, что они используются только для тех целей, для которых они были собраны, и что собирается только релевантная информация в течение минимально необходимого времени.

Мониторинг работников – это, безусловно, не та инициатива, к которой стоит подходить легкомысленно. Любая организация, желающая внедрить такие инструменты, должна адаптировать их не только к действующему законодательству, но и к собственным особенностям. Однако есть несколько общих принципов, которые могут быть полезными:

• Продумайте и определите правовую основу для внедрения системы.
• Убедитесь, что мониторинг является необходимым, имеет правильный масштаб и не вмешивается в личную жизнь работников.
• Проанализируйте объем мониторинга. Будет ли он охватывать электронную почту, использование приложений и интернета, а также телефонные звонки? Чтобы избежать юридических проблем, лучше всего напомнить работникам о необходимости разделять частную и профессиональную жизнь, используя правильные устройства для правильных целей.
• Будьте прозрачными с работниками, сообщайте о своих планах и причинах – полностью задокументируйте это в четкой и стандартизированной политике.
• Убедитесь, что все собранные данные защищены от потери, повреждения или кражи и доступны только авторизованным пользователям.
• Придерживайтесь практики минимизации данных, удаляя любые собранные данные, когда они больше не нужны.
• Подумайте, нужен ли мониторинг во всех сферах или только в некоторых особо чувствительных сферах, например, контролируйте только то, что необходимо для поддержания безопасности обработки конфиденциальных данных вашей компании.
• Рассмотрите альтернативы мониторинга работников, такие как обучение или регулярное оценивание эффективности работы.